Dokumentų valdymo technologijos

Šiandien daugelis įmonių turi išvystytą informacinę infrastruktūrą. Elektroninė informacija kuriama, valdoma, perduodama ir saugoma naudojant dinamiškas, greitai kintančias informacinių technologijų priemones. Viena iš svarbių elektroninės informacijos rūšių yra elektroniniai dokumentai.
Tarptautinės standartizacijos organizacijos standarte dokumentas apibrėžiamas kaip fiksuota tam tikra informacija ar objektas, kuris gali būti laikomas atskiru vienetu, o oficialūs dokumentai apibūdinami kaip organizacijos ar asmens, vykdančių tesėtus įsipareigojimus ar veiklą, parengta, gauta ir kaip įrodymas išsaugota informacija. Dokumentas turi teisingai ir tiksliai atspindėti, kas buvo perduota ar nuspręsta arba koks veiksmas buvo atliktas. Dokumentuose užfiksuota informacija yra svarbi vertybė. Sukauptos informacijos pagrindu priimami įvairaus lygio valdymo sprendimai. Nuo valdymo sprendimų kokybės priklauso ir verslo gyvavimo sėkmė. Todėl tinkamas dokumentų rengimas, valdymas ir saugojimas yra aktuali tema bet kuriai organizacijai.
Šiuolaikinė raštvedyba gali būti apibūdinta kaip dokumentų valdymo sistema. Šiai sistemai būdingi tam tikri darbų su dokumentais procesai, kurie apima visą dokumento gyvavimo ciklą. Elektroninio dokumento ciklas prasideda parengus ar gavus dokumentą ir baigiasi atrinkus dokumentus saugoti ar naikinti. Vienas iš pagrindinių dokumentų valdymo sistemos tikslų yra sudaryti galimybę institucijoms siųsti ir priimti elektroninius dokumentus, palaipsniui atsisakant popierinių dokumentų srautų.
Šiame darbe pateikiami pagrindiniai įstaigos kompiuterizuotos dokumentų valdymo sistemos derinimo elementai, kurie turi atitikti numatytus reikalavimus. Taip pat apibūdinama įstaigos DVS funkcinė struktūra bei posistemiai. Aptariamos elektroninių dokumentų rengimo, valdymo, saugojimo taisyklės ir kiti dokumentų valdymo sistemos reikalavimai.